各研究生培養單位：
根據上級教育主管部門的安排，現將2011屆夏季畢業研究生的電子注冊的有關工作通知如下：
一、注冊流程及要求
在2011年5月30日8:00至2011年6月15日24:00期間，登錄教育業務管理平臺(www2.gucas.ac.cn )，在“學籍管理”下的“學籍數據維護” 和“學籍批量修改”欄目下完成以下工作：
(一)按照《中國科學院研究生院學歷證書注冊數據維護字段及要求》(附件1)核對2011屆夏季畢業的博士和碩士研究生數據字段，將其中“學生狀態”字段標注為“已畢業”或“已結業”。
1.“電子注冊”字段統一寫為“2011-06-15”。
2.“畢業日期”字段統一填寫為“2011-07-01”。
注：已轉博學生如不能完成博士論文答辯，通過碩士論文答辯者可申請碩士畢業，并將該生“碩士學籍信息”中的學生狀態維護為“已畢業”，“博士學籍信息”中學生狀態維護為“已退學”。根據中科院研究生院學位授予工作細則補充規定, 從2011年9月起，已轉博學生確屬達不到博士研究生培養要求的申請碩士畢業的研究生，在轉博二年后方可申請。
(二)“身份證號”等關鍵字段如有變動，須提供相關材料，由學生處統一進行維護。
1. 對于與招生數據不一致的重要信息（如：姓名、性別、錄取類別、年發生變化的生日等），如屬于招生過程中產生的錯誤，應由生源省級招辦在錄取名冊上改正后蓋章確認并向教育部學生司報更正內容。
2. 現學籍庫生源地為京外的一律不得變更為京內，其他情況可根據實際情況予以維護。
3．入學后更改姓名的，須提供派出所出具的內容包含現用名、曾用名和身份證號的更改證明，或蓋有派出所紅章的能同時反映出現用名、曾用名和身份證號的戶口卡復印件。
4．身份證號有變動的須提供學生戶籍所在地公安派出所出具的身份證更改證明（原件），身份證號升位或軍官證改身份證的須提供復印件（加蓋所研究生部公章）并報《中國科學院研究生院2011屆夏季研究生注冊信息變更登記表》（附件2），由學生處統一修改。
5．調整學生攻讀專業、同地區變更培養單位的，應在答辯前6個月報批學生學籍變動審批表，并附學生成績單（一次送報10人以上調整攻讀專業的可以ARP公文形式報送）。
6. 須仔細核查碩博連讀、提前攻博畢業生的學制及入學時間（從2008級開始，碩博連讀、提前攻博畢業生上報教育部學制一律為“三年”，入學時間統一為博士入學時間）。
7. 對于超過最長修業年限（碩士研究生超過4年，博士研究生超過6年，碩博連讀研究生超過8年）的學生，須及時辦理退學手續。
(三)由于從2010年起，各地就業單位（含中科院）嚴格執行報到必須“三證（畢業證、學位證、報到證）齊全”，否則不予接收的政策，故此次通過了論文答辯，但又不能同時取得畢業證、學位證且擬申報畢業的畢業生，須填寫畢業注冊申請書（培養單位留存）。
(四)根據教育部及北京市教委的要求，畢業生電子注冊數據由我院直接上傳到教育部學籍學歷信息管理工作平臺。按教育部相關規定，截止到各院校確定的畢業日期后，各單位不能對已上報畢業電子注冊數據進行撤消。
二、需上報的材料
(一)加蓋本單位公章的《中國科學院研究生院2011屆夏季畢業研究生學歷證書電子注冊情況登記表》(附件3)。
(二)2011屆夏季畢業生注冊數據有變動的，須提供加蓋研究生部公章的《中國科學院研究生院2011屆夏季研究生注冊信息變更登記表》（附件2）。
(三)關鍵字段變動證明材料。
(四)須先將《中國科學院研究生院2011屆夏季畢業研究生學歷證書電子注冊情況登記表》(附件3)和《中國科學院研究生院2011屆夏季研究生注冊信息變更登記表》（附件2）的電子版發給學生處以便核對，紙質版及時寄出。
(五) 京外各培養單位還須上報在規定單位采集的畢業生2寸正面免冠藍底彩色照片，每人一式一張，報送照片要求：
1. 照片樣式、大小必須符合教育部規定的格式。
2. 照片背后寫清畢業生姓名。
3. 凡是照片背后沒涂不干膠的，須將照片裁剪整齊并在照片上下兩端粘上1厘米寬的不干膠膠條。
三、說明
(一)電子注冊數據通過教育主管部門的審核后，將統一編制學歷證書編號，及時向已完成注冊工作的2011屆夏季畢業研究生發放學歷證書。
(二)根據教育主管部門學歷證書電子注冊有關規定，未進行學歷證書電子注冊的研究生，不予發放學歷證書。
四、聯系方式
聯系部門：中國科學院研究生院學生處
地 址：北京中關村南一條三號東小樓102室
聯 系 人：邱文豐、張彭霞
郵政編碼：100190
聯系電話：010-62626682、82640406
傳 真：010-62626682
電子郵件: roll@gucas.ac.cn
附件：
1. 中國科學院研究生院學歷證書注冊數據維護字段及要求
2．中國科學院研究生院2011屆夏季研究生注冊信息變更登記表
3. 中國科學院研究生院2011屆夏季畢業研究生學歷證書電子注冊情況登記表
中國科學院研究生院
二零一一年五月二十五日
